Verimlilik yasası şunu söyler, “Hiçbir zaman herşeyi yapmaya yetecek kadar vakit yoktur, ama her zaman en önemli şeyi yapmaya yetecek kadar vakit vardır.” 

Önemli bir görev veya projeyi yerine getirmemenin ciddi sonuçları olmasına karşın, genellikle o görev veya projeyi yerine getirmek için yeteri kadar vakit olmaz. Yine de siz, son dakikaya kadar onu yerine getirmenin bir yolunu bulmaya çalışırsınız. Her ne kadar erken de başlasınız, genellikle geç kalırsınız. Olası negatif sonuçlarla yüzleşmemek adına görevi bitirmek için elinizden geleni yapmanıza rağmen genellikle yetiştiremezsiniz. 

Gerçek şu ki, günümüzde sıradan bir insan, 110–130% kapasitede çalışmaktadır ve üstüne düşen görev ve sorumluluklar git gide artmaktadır. Bu alanda yapılan bir çalışma, ortalama bir yöneticinin her sene eve yaklaşık 300–400 saatlik iş götürdüğünü ortaya koymuştur. Bunun anlamı, işlerin hiçbir zaman yetişmeyeceğidir. Burada yapılması gereken ise, mevcut zaman kısıtı içinde yerine getirilmesi gerekenlerden en önemli olanı veya olanları yerine getirmek ve diğerlerini beklemeye bırakmaktır. 

Birçok insan, zaman kısıtı (son teslim tarihi) baskısı altında daha iyi çalıştığını söyler. Ancak ne yazık ki, yıllar süren araştırmalar bunun nadiren doğru olduğunu göstermektir. Öyle ki, zaman kısıtı baskısı altında insanlar büyük stres yaşar, daha çok hata yapar ve böylece daha fazla işi yeniden yapmak zorunda kalırlar. Zaman kısıtı baskısı altında yapılan hatalar genellikle, uzun vadede önemli finansal kayıplara sebep olan kusurlara ve maliyet aşımlarına neden olur. Örneğin; kişinin aceleyle yaptığı işin yeteri kadar iyi olmamasından dolayı yeniden yapması gerekmesi gibi. 

Burada kendinize sormanız gereken anahtar soru şudur, “Böyle bir zaman kısıtında, zamanımı en değerli nasıl kullanabilirim?” Bu soru aslında zaman yönetiminin de temelinde oluşturur ve cevabını ne kadar iyi verebilirseniz, engellerin o kadar üstesinden gelebilir ve çok verimli bir kişi olabilirsiniz. Ancak bu sorunun her zaman dilimi için farklı bir cevabı vardır. Gününüzün hemen hemen her saati için bu soruya verebileceğiniz farklı bir cevap olabilir. Sizin göreviniz, gün içinde bu soruyu defalarca kendinize sormak ve her defasında o zaman dilimi için en uygun cevabı vermektir. 

Goethe’nin söylediği gibi, “Hayatımızda en fazla öneme sahip olan şeyler, en az öneme sahip olanların merhameti altında olmamalıdır.” Yani, belirli bir zaman kısıtı içinde ilk olarak önemli olan (sonuca en fazla etkisi olan) görevi yerine getirmek gerekir. Eğer daha zamanınız kalırsa bu defa ikinci en önemli olanı yerine getirmek gerekir. Daha da zamanınız varsa önem sırasına göre görevleri yerine getirmeye devam edilmelidir. Böylece sonuca en fazla etkisi olan görevleri yerine getirmiş, geri en az etkisi olan görevleri bırakmış olursunuz. Bu da, zamanı çok daha verimli kullanmanızı sağlar. 

EYLEM ALIŞTIRMALARI 

Hergün bir kaç dakikalığına rahatsız edilmeyeceğiniz bir köşeye çekilin. Bu süre boyunca stres ve baskıdan uzak durmak suretiyle zihninizin rahatlamasına izin verin ve sadece o gün yapmanız gereken işleri düşünün. Böylece uyguladığınızda zaman tasarrufu yapmanızı sağlayan birçok içgörü ve fikir edineceksiniz. Edineceğiniz içgörü ve fikirler o kadar iyi olacak ki, iş ve yaşamınızın gidişatını dahi etkileyecek.